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Bitte bringen Sie Ihr Rechnungswesen auf Vordermann, sonst gilt: »Hätten Sie als Lieferant gerne die 'gelbe' oder lieber gleich die 'rote' Karte?« Schließlich ist es Ihr Geld!


Und: Jede korrigierte Rechnung kostet Sie 0,55 EUR Porto, weil der Empfänger ja nur an Hand der Rechnung (im Original) korrekt buchen kann!

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Fakturieren, aber richtig

Es spricht sich langsam herum, daß es seit dem 1. Januar 2004 (endlich) eine für alle verbindliche, gesetzliche Regelung darüber gibt, wie Rechnungen aussehen müssen. Lesen Sie nachstehend die wichtigsten Punkte aus einem Telefax der Mainzer Steuerberater Engel-Schattel vom 22.12.2003:

Vorbemerkung: Die Nichtbeachtung der folgenden Regeln führt dazu, daß der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug nicht gelten machen kann.

Sie müssen also damit rechnen, daß unvollständige Rechnungen beanstandet und Ihnen zur Berichtigung zurückgeschickt werden.

Aufzählung Formerfordernisse
Die Vorschriften hinsichtlich der Formerfordernisse bei der Ausstellung von Rechnungen, auch bei den sogen. Kleinbetragsrechnungen bis zu 100,- EUR, wurden ausgeweitet und führen bei Nichtbeachtung zur Versagung des Vorsteuerabzuges.

Aufzählung Steuernummer / USt.-ID
Auf jeder Ausgangsrechnung muß nun entweder die Steuernummer, unter der beim Finanzamt die Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgegeben werden oder aber die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer  vermerkt sein.

Aufzählung Rechnungs-Nummern
Rechnungen, die ab dem 1. Januar 2004 ausgestellt werden, müssen fortlaufend und lückenlos numeriert sein, und zwar vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines jeden Jahres.
Wichtig: Diese Rechnungs-Nummer darf auch in den Folgejahren nicht wieder verwendet werden

Projektnummern z. B. mit Unternummern, stellen keine Durchnumerierung dar. Wenn eine Umstellung der EDV nicht mehr möglich ist, kann nur empfohlen werden, die Rechnungen (und die beim Aussteller verbleibenden Kopien) mit einem Paginierstempel manuell durchzunumerieren.

Achtung: Sie haben ein Doppel jeder nach dem 31.12.2003 ausgestellten Rechnungen - und zudem jede erhaltene Rechnung - zehn Jahre lang aufzubewahren und lesbar zu halten.

Aufzählung Schlußbemerkung
Beachten Sie bitte auch, daß diese Änderungen von Ihnen nicht nur bei der Ausstellung von Rechnungen beachtet werden müssen, sondern Sie auch als Kunde betreffen, da das Fehlen der entsprechenden Angaben auf den Eingangsrechnungen zur Versagung des Vorsteuerabzugs bei Ihnen selbst führt.

Notiz vom 27. Januar 2004

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